Отчетность по запасам показывает, где находятся ресурсы компании, как они используются и сколько денег заморожено. Для предпринимателя это инструмент управления ликвидностью, для главного бухгалтера — обязанность перед контролирующими органами.
Во многих организациях склады заполнены продукцией, но свободных средств не хватает. Такая ситуация приводит к остановке проектов, задержкам по выплатам и росту долговой нагрузки. Корень проблемы — отсутствие системного подхода к запасам.
Особенно тяжело воспринимаются «мертвые остатки». Эти товары остаются на складе месяцами, не приносят выручки, создают затраты на хранение. Они искажают картину финансового состояния. Только регулярная аналитика запасов помогает увидеть, где капитал перестал работать.
Что такое «мертвые остатки» и как их учитывать по ФСБУ 5/2019
Термин «мертвые остатки» широко применяется на практике. Чаще всего речь идет о запасах, которые не движутся от трех месяцев до года. Конкретные сроки компания закрепляет в учетной политике.
Основные правила задает ФСБУ 5/2019 «Запасы». Этот стандарт требует:
- Проводить регулярную оценку стоимости;
- Создавать резерв под обесценение;
- Раскрывать данные в бухгалтерской отчетности.
Без резерва баланс искажает действительное положение дел. Формально активы остаются на бумаге, фактически они не работают. В результате возникают налоговые риски, а руководитель принимает решения на основе недостоверных данных.
Грамотное применение ФСБУ позволяет честно показать картину. Бухгалтер фиксирует создание резерва, а предприниматель понимает, сколько запасов подлежит ликвидации.
Отчетность по запасам: баланс, форма 4-запасы и автоматизация через 1С
Запасы отражаются в бухгалтерской отчетности в балансе, отчете о финансовых результатах, пояснительной записке. Эти формы обязательны для всех организаций.
Отдельное значение имеет форма 4-запасы. Это статистическая форма, которую сдают в Росстат. В ней указываются остатки топлива. Нарушение сроков сдачи или ошибки при заполнении грозят штрафами.
В реальности большинство компаний работает через 1С. В системе есть стандартные отчеты: «Анализ остатков», «Движение товаров», «Пояснения к балансу». Для сдачи документов в контролирующие органы используется 1С-Отчетность. Сервис автоматически отправляет формы, включая 4-запасы, налоговую и бухгалтерскую отчетность. Это снижает нагрузку на бухгалтера, повышает точность данных.
Аналитика запасов и KPI: какие показатели нужны для управления
Сдача отчетности не решает проблему. Для управления нужны конкретные показатели. Аналитика запасов позволяет контролировать состояние складов и планировать закупки.
В работе используют несколько основных инструментов:
- Анализ остатков по срокам хранения. Он помогает выявить залежавшиеся товары.
- Категории оборачиваемости: быстрые, средние, медленные.
- Долю, которую составляют неликвидные запасы в общей структуре.
- Сумму созданного резерва под обесценение и ее динамику.
Все эти показатели можно настроить в 1С. Если данные автоматически уходят через 1С-Отчетность, бухгалтер получает уверенность, что информация совпадает с требованиями контролирующих органов.
Как аналитика помогает снижать «мертвые остатки» и избыточные запасы
Когда объем складских запасов растет быстрее выручки, это сигнал о возможных проблемах. Аналитика запасов позволяет увидеть такие тенденции заранее.
В 1С можно настроить отчет по срокам хранения. Например: товары до 30 дней, от 30 до 90, свыше 180 дней. Если позиции находятся в последней категории, они считаются «мертвыми остатками». Это позволяет принять меры до того, как товар полностью потеряет ценность.
На практике применяются разные сценарии: снижение цены, организация акций, перемещение между складами. В крайнем случае происходит списание с формированием резерва. Такой подход снижает риски налоговых претензий и освобождает оборотные средства.
Риски и ошибки в учете запасов: что приводит к налоговым претензиям
Ошибки в учете встречаются во многих организациях. Они портят отчетность и создают риск штрафов.
Наиболее распространенные ошибки:
- Отсутствие критерия для определения мертвых остатков.
- Создание резерва без учета норм ФСБУ 5/2019.
- Нарушение сроков сдачи формы 4-запасы.
- Игнорирование аналитических возможностей 1С.
Все эти ошибки устраняются при выстроенной системе. 1С обеспечивает точный учет, а 1С-Отчетность гарантирует своевременную сдачу документов.
Как превратить складские запасы из балласта в ресурс развития
Запасы могут либо работать на компанию, либо превращаться в балласт. Все зависит от того, насколько грамотно настроена отчетность по запасам.
Если бухгалтер применяет требования ФСБУ 5/2019, создает резервы и использует сервис 1С-Отчетность, предприниматель получает достоверные данные. Это позволяет управлять ликвидностью, а не решать проблемы задним числом.
Простой шаг для любой организации: сформировать в 1С отчет «Анализ остатков» и выявить «мертвые остатки». С этого момента бизнес видит, какие товары работают, а какие замораживают капитал. Склады перестают быть пассивом и становятся источником развития.
Вопросы и ответы
Мертвые остатки — это запасы, которые не двигаются в течение длительного периода (обычно более 90–180 дней). Конкретный срок компания устанавливает сама в учетной политике.
В 1С доступен отчет «Анализ остатков», где можно настроить отбор по сроку хранения. Так сразу видно, какие позиции лежат на складе слишком долго.
Наиболее важные: оборачиваемость, возраст запасов, доля неликвидных остатков, сумма резерва под обесценение.
Нужно настроить в 1С автоматические отчеты и утвердить внутренний регламент: раз в месяц бухгалтер формирует анализ остатков и докладывает руководству.
Баланс будет искажен, активы завышены. Это может привести к штрафам и претензиям налоговых органов.